En veludført ekstern assurance-proces kan bruges til at opbygge opmærksomhed og opbakning til jeres bærdygtighedsstrategi. Det kan være med til at skabe oprigtigt engagement i jeres virksomhed.

Udover at vurdere hvorvidt jeres rapport er afbalanceret og den indrapporterede data er korrekt, bør en assurance-udbyder også finde dokumentation for, at virksomhedens målsætninger bliver forstået bredt i organisationen og bliver efterlevet på alle niveauer. For at opnå dette bør I give adgang til et tværsnit af ledelsen for at kun lave en fyldestgørende konklusion og ikke alene fokusere på de der leverer den tekniske data til rapporten.

Få også jeres assurance-udbyder til at foretage besøg på udvalgte adresser for at få en forståelse for hvordan virksomheden fungerer på et operationelt niveau.

 I vores samarbejde med et globalt telekommunikations- og mediesleskab inkluderede vi besøg på udvalgte adresser, så vi kunne vurdere hvorvidt det der blev planlagt på det øverste ledelsesniveau blev eksekveret på et lokalt niveau eller ej.

Et almindeligt problem vi ofte støder på er, at virksomheder, ikke får sat gang i processen tidligt nok. Report assurance skal ikke ses om en tilføjelse til slut i processen med at klargøre rapporten. Det er en løbende process hvor I som virksomhed blandt andet kan få sparring til at finde ud af hvilke bæredygtighedsmålsætninger der giver bedst mening for jer at arbejde med.

For at være sikker på, at indholdet i jeres rapport virkelig afspejler den påvirkning jeres bæredygtighedsmål har, skal en udbyder af report assurance se på mere end bare kvaliteten af jeres data. Derfor er det vigtigt at involverer ens assurance-udbydere gennem hele rapporteringsåret.

Denne tilgang til rapporteringsprocesen bliver mere relevant når virksomhederne bevæger sig mod at gøre processen mere dynamisk. Selvom noget data gøres op i slutningen af året, er det stadig brugbart med et indblik i datasystemer og eksempelvis kvartalsopgørelser før slutningen af rapporteringsperioden.

Vi har i samarbejde med en stor detailhandel planlagt deres assurance gennemgang så den er spredt ud over hele året. I årets første 9 måneder har vi vurderet data som hjalp virksomheden med at mindske arbejdsbyrden i forbindelse med assurance-processen i løbet af den travleste periode for indrapportering. Afvigelserne var desuden også mere værdifulde for virksomheden, da der kunne implementeres tiltag for at løse dem i løbet af rapporteringsperioden. 

Det er vigtigt at definere målet med ens assurance process i samarbejde med ens assurance-leverandør. Dette beskrives også som ens assurance parathed.

For de som er nye indenfor bærdygtighedsrapportering, kan det være en fordel at fokusere mere på hvorvidt jeres tilgang til bæredygtighed fungerer. De som er mere erfarne, kan måske have mere nytte af at gå mere i dybden med specifikke områder eller endda udvalgte datasæt. Disse beslutninger om assurance-arbejdets fokus bør defineres i assurance-målene og det er vigtigt at ramme den rette balance mellem de to.

I sidste ende, er indsatsen indenfor revision, auditering og rapportering mest virkningsfuld der hvor den har en reel indflydelse på, hvad jeres interessenter mener om jeres bæredygtighedspåvirkning og rapportering. Det kan være værdifuldt at bruge tid på at finde ud af hvordan dette mål opnåes på bedst mulig vis. Dette kan også bidrage til at fastlægge målene for jeres report assurance.

I en stor fødevarevirksomhed har deres tilgang til report assurance udviklet sig i takt med at de har fået mere erfaring med rapportering. Vi har hjulpet virksomheden med at udvide deres fokusområder, og derved hjulpet dem med at fokusere på begyndende tendenser som vil have den største påvirkning på virksomheden.

Gennem de seneste år har der været debat, og ofte forvirring, om hvad report assurance egentligt går ud på. Report assurance kan give mere værdi til jeres virksomhed, end hvad i måske går og tror.

På nogle markeder forstår folk report assurance som en meget teknisk process som hovedagligt handler om at verificere data. Selvom verificering er et brugbart redskab til at forstå kvaliteten af den information en virksomhed bruger til at styre dets aktiviteter, er dette kun en lille del af det store billede.

Det er mindst lige så vigtigt at forstå konteksten for de indrapporterede data. Det er derfor, at vi i vores assurance-process stiller spørgsmålet ”Rapporterer du på de rigtige områder?” Så vel som ”Er det du rapporterer rigtige?”

For en kunde i byggeindustrien hjalp denne tilgang os med at identificere huller i deres rapportering som var afgørende for deres interessenter. At inkludere eksterne interessenters engagement og peer reviews i vores tilgang til report assurance sætter vores viden ind i en bredere kontekst.

Hvis din bæredygtighedsstrategi skal være effektiv skal det være tydeligt i din afrapportering hvordan jeres beslutninger påvirkers af den feedback i får fra jeres interessenter.

Ved at lave report assurance udfra en tilgang som inkluderer bæredygtighedsprincipper, kan man tage interessenters meninger i betragtning, når man identificerer og fastlægger det som man vil fokusere på.

Hvis et af de ønskede resultater af assurance-processen er at opbygge tillid hos ens kunder, er det vigtigt at gennemtænke hvordan dette kan opnås.

Ved at tale med hovedinteressenterne hos en stor energileverandør, fik vi dykket ned i den proces som blev brugt i forbindelse med at engagere interessenterne og respondere på deres feedback. Vores afvigelser hjalp med at finpudse processen så den blev bedre tilpasset efter medarbejdernes behov.