Suspension: En tidsbegrænset status, der efterfølgende enten vil føre til genindførelse af et certifikat eller tilbagekaldelse.

Tilbagekaldelse: Permanent ugyldiggørelse af et certifikat

Indledning af suspension eller tilbagetrækning

DNV kan iværksætte suspension i tilfælde, hvor:

1. Certificerede ledelsessystemer har f.eks. vedholdende og alvorligt svigtet i forhold til certificeringskravene:

  • Manglende reaktion på identificeret manglende overensstemmelse(er)
  • Ledelsessystemet afspejler ikke den nuværende organisation og de nuværende processer, f.eks. som følge af ændringer, opkøb, diversificering osv.
  • Større del af forvaltningssystemet ikke gennemført

2. Overvågningsrevisioner og recertificeringsrevisioner må ikke gennemføres med den krævede hyppighed eller som planlagt

3. Overtrædelse af betingelserne i den underskrevne certificeringsaftale, f.eks:

  • Manglende betaling af gebyrer
  • Ukorrekt brug af certificeringsmærket og henvisning til certificering

4. Kunden anmoder frivilligt om midlertidig suspension

5. Der modtages beviser fra myndigheder m.v., som f.eks. kan påvirke certifikatets status:

  • Bevis for manglende overholdelse af lovgivningsmæssige/lovgivningsmæssige krav, der er relevante for det certificerede ledelsessystem
  • Bevis for et ineffektivt ledelsessystem i tilfælde af alvorlige hændelser/ulykker.

6. Ordningsspecifikke regler kræver, at ordningen suspenderes

Autoriseret DNV-personale vil træffe beslutning om, hvilke foranstaltninger der skal iværksættes, på baggrund af en grundig gennemgang og vurdering af bevismaterialet. Hvis der træffes beslutning om suspension, skal nedenstående procedure følges.

Suspension af et certifikat indledes normalt som det første skridt, efterfulgt af tilbagekaldelse, hvis det pågældende problem ikke løses inden for rimelig tid. Afhængigt af sagens alvor kan DNV også beslutte en direkte tilbagekaldelse af certifikatet.

Hvis fejl i ledelsessystemet er relateret til en specifik del af organisationen, specifikke produkter osv., kan DNV også overveje en reduktion af certificeringens omfang som et alternativ til suspension, i overensstemmelse med ordningsspecifikke regler. DNV kan også vælge kun at give kunden en advarsel om, at suspension er under overvejelse.

Suspension

Beslutningen om at suspendere et certifikat meddeles kunden ved et formelt brev. Brevet skal indeholde følgende oplysninger:

  • En erklæring om beslutningen om at suspendere certifikatet og datoen for suspensionens ikrafttræden
  • Oplysninger om det suspenderede certifikat og årsagen til suspensionen
  • En redegørelse, der angiver, at der, afhængigt af ordningen, kan være regler om maksimal suspensionsvarighed, procedurer for afhjælpende foranstaltninger, begrænsninger i henvisninger til certifikatet og brugen af certificeringsmærker, herunder fra ordningsejere og akkrediteringsorganer.
  • Retten til at reagere og appellere afgørelsen. Normalt gives der en frist på 21 arbejdsdage til at reagere og appellere. En klage kan indgives via klageproceduren.

Et certifikat kan ikke suspenderes i mere end seks måneder, men der kan være specifikke undtagelser.

Opfølgning

DNV vil kontrollere, at betingelserne er opfyldt, og at de krævede korrigerende foranstaltninger er gennemført.

Afhængigt af denne verifikation vil DNV enten:

  • erklære et positivt resultat, ophæve suspensionen og erklære et certifikat for gyldigt
  • erklære et negativt resultat som følge af manglende løsning af de problemer, der førte til suspensionen. Denne situation vil normalt resultere i en permanent tilbagetrækning af certifikatet. (Se nedenfor)

I begge tilfælde vil kunden modtage et brev, der bekræfter resultatet.

Tilbagetrækning

Tilbagekaldelse af certifikatet skal iværksættes, hvis:

  • Kunden ikke opfylder betingelserne for genindførelse af en suspenderet certificering.
  • En suspension anses ikke for at være en passende foranstaltning.

Beslutningen om at trække et certifikat tilbage skal meddeles formelt til kunden, herunder kravene til:

  • En redegørelse for beslutningen om at tilbagekalde certifikatet samt datoen for tilbagekaldelsen
  • Oplysninger om det tilbagekaldte certifikat og årsagen til tilbagekaldelsen
  • Ophøre med at anvende DNV-certificeringsmærket og enhver henvisning til certificering
  • Retten til at klage over DNV’s beslutning. Der gives normalt 21 dage til at klage over beslutningen, men der kan gælde andre frister afhængigt af ordningsspecifikke krav.

Kunden har ret til at klage. En klage kan indgives via klageproceduren.