Interne audits er en vigtig del af alle ledelsessystemer. De afslører, om dine rutiner og procedurer er effektive, så du kan fange potentielle risici, før det er for sent.
Her får du 5 tips, der sikrer, at I holder jer skarpe på interne audits;
1. Vælg den rigtige auditor
En god intern auditor skal have de rette personlige egenskaber. Personen skal…
- have forståelse for virksomhedens processer og på baggrund af detaljer kunne sætte dem i sammenhæng og se helheder.
- være målrettet, analytisk og fokuseret - og samtidig være åben over for alternative ideer eller muligheder.
- kunne forholde sig objektivt og ikke lade sig påvirke af personlige holdninger.
- være god til at lytte, observere og afkode det væsentlige i de tilgængelige oplysninger.
- være åben og venlig og evne at kommunikere med medarbejdere i alle dele af organisationen.
Kort sagt, skal auditoren være en person, der er nysgerrig og har forståelse for sammenhænge og processer. Det er typisk folk, der - som følge af deres personlige egenskaber - er eftertragtet på mange andre poster i virksomheden. Og ledelsen bør selv være med til at skabe gode forudsætninger for at ’avle’ en god auditor.
2. Få styr på kompetencerne
Ud over at have de rigtige kvaliteter og færdigheder skal den gode auditor også have den nødvendige viden og erfaring. Auditoren skal (præcis som for alle andre i organisationen) være professionel - dvs. besidde den rette uddannelse og have solid arbejdserfaring. Retningslinjerne i ISO 19011 om auditering af ledelsessystemer definerer nogle af de krav, som auditor skal leve op til. Auditor skal blandt andet have styr på:
- Audit-principper, -procedurer og -teknikker
- Relevante standarder, love, reguleringer og andre krav
- Formål, omfang og sammenhængene i ledelsessystemet
- Forretningsprocesser og den tilhørende terminologi
3. Fokuser på de rigtige emner
En audit skal fokusere på de forretningsmæssige risici og relevante emner fra begyndelsen. Interne og eksterne audits kræver tid og ressourcer. Og her taler vi ikke kun om auditors tid, men også - hvilket undertiden glemmes - den tid, som de, der bliver auditeret bruger. Derudover skal ledelsen bruge tid på at gennemgå rapporter, kigge efter årsager og handlinger - og følge op på dem. Tiden er dog givet godt ud, hvis rapporten fokuserer på de vigtigste områder for din virksomhed. Ifølge retningslinjerne i ISO 19011 kan målsætningerne for de interne audits meget vel baseres på:
- bestyrelsens og/eller topledelsens prioriteringer.
- virksomhedens mål – ikke mindst de kommercielle
- lovbestemte og kontraktlige krav
- risici for organisationen.
4. Fokuser konstant på kvaliteten
Vi investerer ofte kun tid og energi i vores auditorer på ledelsens præmisser. Så længe de forelægger deres rapporter i overensstemmelse med planlægningen, hører de sjældent mere fra ledelsen. Auditering er imidlertid en kompetence, der skal plejes og udvikles. Sker det ikke, stagnerer og forældes kompetencerne.
5. Husk fornyelsen
Marketingfolk ved, at produkter løbende skal fornyes for at bevare deres attraktion. Nogle gange kan det klares med en ny emballage, andre gange er der behov for en mere gennemgribende innovation. En ting er sikkert - et produkt, der forbliver det samme år efter år, mister sin værdi. Sørg derfor for:
- at indføre tema-audits.
- at medtage et af ledelsens konkrete indsatsområder til hver audit.
- at matche audit-rapporterne med aktuelle problemer og mål.
- at opdatere rapporteringen - herunder forny præsentationsmetoder og templates.
- at fokusere på eksterne audits af underleverandører.
- at lade auditorerne indgå i turnus (forskellige afdelinger/datterselskaber), så de holder sig skarpe.
Klar til ekstern audit?
Se vores brede udbud af kompetencegivende auditorkurser her. Se alle vores kurser på www.dnvgl.dk/kurser
