I Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice er den traditionelle rengøring, hvor der blev gjort rent efter fastlagte programmer, blevet afløst af et nyt system, hvor rengøringsmedarbejderne har fået kompetencer og frihed til at selv at vurdere, hvilken indsats der skal til for at opnå lige nøjagtigt det rengøringsresultat, der er aftalt med kunden.
Bedre rengøring og medarbejdertrivsel
Det nye kvalitetssystem hedder INSTA 800, og Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice er det første offentlige rengøringsselskab i Danmark, som opnår en virksomhedscertificering i INSTA 800. Og mens det indrammede certifikat finder sin plads på væggen i rengøringsselskabets kontor i Gladsaxe, så er kvaliteten af rengøringen steget markant på kommunens skoler, institutioner og kontorer. Det samme gælder arbejdsglæden og motivationen hos de 200 medarbejdere, der dagligt varetager rengøringen på cirka 180.000 kvadratmeter i kommunen.
- Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice er gået fra at styre efter såkaldte rengøringsindsatser, altså hvad skal der gøres, til at styre efter kvalitetsmål, hvor rent skal der være. Det betyder, at medarbejderen nu i højere grad vurderer behovet for rengøring i et givet lokale i forhold til det kvalitetsniveau, der er aftalt. Tilliden til den enkelte medarbejders kompetence giver et løft. Ikke kun i kvaliteten, men også i arbejdsglæden, fordi medarbejderne pludselig føler, at deres viden har værdi for deres arbejdsplads, siger Karin Søjberg Holst (A), borgmester i Gladsaxe.
Sikrer kvaliteten af kerneydelsen
Det var i 2010, at Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice besluttede at begynde at gøre rent efter INSTA 800 og sende alle organisationens rengøringsmedarbejdere på kursus i standarden, for senere at kunne opnå en egentlig virksomhedscertificering.
- Vi har i mange år haft vores eget interne, subjektive kvalitetssikringssystem. INSTA 800-standarden bliver mere og mere udbredt, og vil i fremtiden nærmest blive et markedskrav. Som offentlig rengøringsorganisation vil vi gerne holde os konkurrencedygtig, og med et objektivt kvalitetssikringssystem kan vi måle kvaliteten af vores kerneydelse og måle os med andre aktører på markedet, fortæller Mette Olesen, rengøringschef i Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice.
Bedre og mere effektiv rengøring i kommunen
Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice startede med at implementere standarden i mindre målestok i et pilotprojekt, hvor 20 rengøringsområder blev udvalgt, og en mindre gruppe medarbejdere sendt på kursus med afsluttende prøve. Da de kom tilbage, fik de instruktion i de nye planer og vejledninger og gik herefter i gang med at gøre rent.
For at måle forskellen på rengøringskvaliteten blev der lavet en kontrol før de ansatte tog på kurset og bagefter. Med et meget tydeligt resultat.
Inden medarbejderne tog på kursus var det kun 38 procent af lokalerne, der bestod den efterfølgende kontrol ud fra den nye standard, mens det tre måneder efter kurset var hele 98 procent af lokalerne der bestod.
- Resultatet var overraskende markant. Det skyldes, at medarbejderne med den nye standard kan bruge kræfterne, hvor der er mest brug for det. Samtidig er der i systemet en arbejdsgangsoptimering, fordi vi aktivt bruger fejl og afvigelser til at rette vores arbejdsgange til, så vi altid kan levere den ønskede kvalitet på den mest effektive måde, siger Mette Olesen.
Et fælles sprog og større arbejdsglæde
Efter de overbevisende resultater af pilotprojektet blev det besluttet at rulle INSTA 800 ud i hele organisationen og sende alle 200 medarbejdere og ledere på kursus i INSTA 800. Nu har rengøringsselskabet bestået en ugelang audit, hvor en uafhængig tredjepart kommer og tjekker, at alle kravene i standarden overholdes. Og på den baggrund er Gladsaxe Kommune altså blevet certificeret.
- Med den nye standard får ledere og medarbejdere et fælles udgangspunkt og sprog. Kommunikationen er blevet væsentligt styrket. Snavs er for eksempel ikke længere bare snavs, men der findes mange forskellige former for urenheder, som nu defineres specifikt. Det gør det lettere for lederne at give medarbejderne respons og dermed optimere opgaveløsningen, siger Mette Olesen.
Ledelsen er god til at følge op
Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice er den største virksomhed, der er blevet certificeret i INSTA 800. Og det har, ifølge ledende auditor Charlotte Nørremark Hechmann fra certificeringsvirksomheden DNV GL, været en positiv proces, som nu er blevet afsluttet med overrækkelsen af certifikatet.
- Vi har oplevet en stor åbenhed overfor nytænkning i organisationen, og ledelsen har været enormt god til at samle op på de tilbagemeldinger, der er kommet op gennem systemet fra medarbejderne. Så alle forudsætninger for et godt resultat har været til stede. Vi har også kunnet mærke en stolthed blandt medarbejderne over at arbejde i Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice, og at de gerne har villet det nye. Så det nye system er godt forankret i organisationen, og der ligger nogle gennemarbejdede planer og vejledninger, som er et rigtig godt ledelsesværktøj til at sikre kvaliteten af rengøringsydelsen, siger Charlotte Hechmann.
Gode tilfredshedsmålinger
Medarbejdernes tilfredshed er til at få øje på. I den nyeste tilfredshedsundersøgelse fra 2013 erklærer hele 97 procent af medarbejderne sig tilfredse med deres arbejde mod 93 procent i 2012. Kundernes tilfredshed med kvaliteten af rengøringen lå i samme undersøgelse på 90 procent. Det gode arbejdsmiljø understreges af, at selskabet har et lavt sygefravær og en for branchen meget lav personaleomsætning.
Virksomhedscertificeringen i INSTA 800 kommer tre år efter, at Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice blev Svanemærket. Men der bliver ikke hvilet på laurbærrene. Rengøringsselskabet tager allerede nu de første skridt mod en arbejdsmiljøcertificering.