7 gode råd til det gode ledelsessystem

Det lyder enkelt, og er det faktisk også, hvis virksomheden skriver sig 7
vigtige råd bag øret i arbejdet med at lave et effektivt og værdiskabende
ledelsessystem, der favner hele organisationen fra interessenter og
medarbejdere til myndigheder og lokalsamfund.

Råd 1 - Kend jeres interessenter

Tidligere var det primært kunderne, der blev betragtet som relevante interessenter, men med ISOstandardernes ændring i 2015, er interessentbegrebet nu udvidet til at være alle, der har en berøring med organisationens aktiviteter.

Ikke desto mindre, så analysér, hvilke grupper, der har størst indflydelse på
organisationens evne til at opretholde og udvikle et velfungerende ledelsessystem. Det vil nok være jeres kunder, ejere og den lovgivning eller regulatoriske krav, der sætter rammer for driften.

Identificér så de trusler, potentialer og muligheder, som interessenterne repræsenterer og vurdér, hvordan de påvirker organisationens evne til at drive et effektivt og værdiskabende ledelsessystem. Her er det vigtigt at favne de interessenter, der giver modstand og stiller kritiske krav til jeres virksomhed, for hvis modstanderne og kritikerne involveres og bliver lyttet til, kan modstandere måske bliver medspillere. Som fx når producenter af svinekød arbejder sammen med Dyrenes Beskyttelse om at formulere krav til svineproduktionen for på den måde at få en positiv ambassadør i markedet fremfor en kras modstander.

Råd 2 - Involvér hele organisationen

Et ledelsessystem bør udvikles og evalueres af både ledelsen og relevante
medarbejdergrupper for at være sikker på, at systemet understøtter
medarbejdernes hverdag og skaber værdi i praksis.

Det handler om at identificere, hvor systemet fungerer godt, og hvor det ikke er tilstrækkeligt hjælpsomt i hverdagen, og stille spørgsmål som:

• Hvilke værktøjer mangler vi?
• Hvordan kan systemet ændres, så det bliver mere
  relevant og anvendeligt?

Ledelsen spiller her en central rolle som facilitator for engagement og ejerskab.
Et velfungerende ledelsessystem kræver nemlig, at ikke kun én fagperson står
bag, men at hele organisationen er med.

Råd 3 - Gør det nemt at gøre det
rigtigt

Et ledelsessystem bør ikke eksistere som et parallelt univers adskilt fra organisationens daglige praksis, hvor medarbejdere skal åbne flere forskellige systemer for at registrere fejl, eller tygge sig igennem teksttunge vejledninger, der er svære at omsætte til handling. Er det tilfældet bliver ledelsessystemet en klods om benet fremfor en uundværlig hjælp.

Det velfungerende, effektive ledelsessystem er integreret i organisationens
digitale værktøjer og arbejdsgange, og skal opleves som en naturlig del af
hverdagen, fordi det understøtter og forenkler arbejdet i stedet for at komplicere
det. Brugervenlighed, tilgængelighed og procesorientering er nøgleord, når
systemet skal skabe værdi og engagement.

Råd 4 - Få styr på truslerne

I rigtig mange virksomheder opfattes risici som noget negativt, der skal fjernes
hurtigst muligt. Bare ordet risiko kan få mange til at tage skyklapper på og arbejde blindt videre, men ved at forholde sig aktivt til risikobegrebet, bliver trusler og risici en styrke fremfor modstand. Meget innovation og fremdrift skabes ved at indregne risici som en del af udviklingen, så i stedet for elimination tænk
kontrol.

Når I som ledere af ledelsessystemet har overblik over virksomhedens trusler
og risici, kan I forholde jer til dem og få styr på dem ved at opsætte de rigtige
værktøjer, systematikker og metoder på baggrund af fakta, analyser og data.

Råd 5 - Gør intern audit til et nu-og-her relevant værktøj

Effektive audits skal tage afsæt i organisationens aktuelle risici, ændringer og
performance, i stedet for at følge en fastlagt årlig cyklus. ISO-standardernes
revision i 2015 understreger netop vigtigheden af risikobaseret tænkning,
hvilket også tilfældet med auditplanlægningen.

Ved at analysere performance-data, organisatoriske ændringer og input
fra linjen kan I identificere de områder, hvor en audit vil skabe størst værdi.
Har virksomheden implementeret nye processer, ændret teamstruktur eller
oplevet en stigning i reklamationer, så er det oplagte områder til audit.

Stik en finger i jorden og bliv skarp på, hvad der er relevant at lave audits på,
så auditfunktionen ikke bare bliver en træls formalitet, men et super relevant
og givtigt strategisk værktøj, der bidrager til løbende forbedringer og en
styrket forretningsforståelse.

En generisk checkliste kan være et nyttigt forberedelsesdokument, men
auditten skal have et klart formål, en veldefineret metode og et tydeligt forventet output, så auditten bidrager til indsigter og forbedringsmuligheder.

Råd 6 - Få styr på audit-håndværket

Forudsætningen for en værdiskabende audit er, at auditoren besidder de rigtige kompetencer og har en klar forståelse af sin rolle. Det handler ikke kun om at kontrollere, men om at bidrage. En auditor bør reflektere over, hvor han/hun kan bidrage. Er målet at motivere, fremme læring, understøtte udvikling eller identificere nye forbedringsmuligheder?

En audit, der er baseret på dialog, indsigt og respekt for organisationens virkelighed, har langt større potentiale end en audit, der alene følger en standardiseret tjekliste.

Råd 7 - Hold øje med udviklingen

Organisationer bør systematisk arbejde på deres blinde vinkler ved at opsøge
ny viden og få nye erfaringer, der kan integreres i ledelsessystemet.
Det kræver, at I deltager i relevante faglige netværk, konferencer og kurser,
benchmarker jeres praksis, og tør være åbne omkring jeres udfordringer og
være modtagelige for input til nye muligheder. Et godt og enkelt ledelsessystem
handler ikke bare om struktur og dokumentation, men i højere grad om, hvordan ledelsessystemet bliver en strategisk motor, der understøtter compliance og implementering af virksomhedens mål.

Det kræver kompetencer, engagement og vilje at se systemet som et levende
værktøj, der udvikler sig i takt med organisationen. Et godt første skridt til
at tjekke, om I mangler kompetencer, og hvordan de i så fald kan styrkes,
er at undersøge, hvilket auditor- eller lead auditorkursus, der passer til jeres behov.