Er du klar til at møde 2016? | Ledelsessystemer

2016 kommer til at stå i de nye ISO-standarders navn. Det er vist ikke gået nogens næse forbi, at der er udkommet en ny udgave af ISO 9001 og ISO 14001. Sidst på året forventes ISO 45001 – den nye udgave af OHSAS 18001. Alligevel ser det ud til at alt for mange virksomheder undervurderer ændringernes betydning og udskyder overgangen til de nye udgaver til sidste øjeblik.

Er dit ledelsessystem tidssvarende?

Enhver auditor kan på lang afstand kende de ledelsessystemer, der er skrevet med ISO 9001 eller 14001 i hånden. De er kendetegnet ved, at have sådan ca. de samme afsnit og den samme opbygning som standarden. Så i ledelsessystemets afsnit 8 står der noget om håndtering af afvigelser – sjovt nok også i standardens kapitel 8. Konkret kom en auditor hjem fra audit i denne uge og sagde, at han netop havde auditeret Procedure 18 Uddannelse og træning hos en virksomhed, der byggede sit ledelsessystem efter 1994 udgaven af ISO 9001, hvor afsnit 4.18 handlede om netop uddannelse og træning. Er ledelsessystemet så tidssvarende? Og hvor procesorienteret er et ledelsessystem så? – lidt karikeret måske. Og de fleste ledelsessystemer er heldigvis bedre end bare en afskrift af kravene i standarden.

Den 15. september 2015 udkom de nye udgaver af ISO 9001 og ISO 14001 standarderne. De nye udgaver indvarsler et skift i det mind-set man bør have når man laver et ledelsessystem. Kort sagt betyder ændringerne, at man gør op med det dogme, der ofte følger mange ISO-ledelsessystemer: Hvis det ikke kan dokumenteres, så findes det ikke. I fremtiden handler ledelsessystemer i mindre grad om dokumentation, men om at have den rigtige praksis og nå de rigtige strategiske mål. Det er måske sat lidt på spidsen, but still…

Et nyt værdiskabende MIND-SET

Det nye mind-set tager udgangspunkt i en lille indskudt sætning gemt væk nede i et underkrav til et andet underkrav (9001:2015 5.1.1.B), hvor der diskret står, at ledelsessystemets politikker og mål skal understøtte virksomhedens overordnede strategiske retning. Det virker måske banalt at gøre det til et eksplicit krav – men virkeligheden er, at mange ledelsessystemer er vokset til nogle bureaukratiske monstre, der måske er gode til at dokumentere en nedskrevet og ønsket praksis, men som sjældent er der, hvor man som medarbejdere kigger hen, hvis man er i tvivl om noget. Langt de fleste spørger i stedet en kollega. Og hvor kigger ledelsen hen, hvis de skal vide noget om, hvordan markedet udvikler sig? I ledelsessystemet? Næppe… 

Men hvis ikke ledelsessystemet kan svare på de helt overordnede strategiske udfordringer en virksomhed står overfor ved at tilbyde en styring af en proces eller en monitorering af den performance, der er vigtig for virksomhedens succes eller styre de risici, der kan koste en virksomhed livet – hvilken værdi giver ledelsessystemet så? Fremtidens ledelsessystemer skal altså være topledelsens værktøj til at styre virksomheden. For at sikre det, er der fire nye centrale krav i de nye standarder.

• Virksomheden skal adressere den kontekst som den er en del af når den laver sit ledelsessystem
• Virksomheden skal have en dialog med dens interessenter for at sikre deres input til ledelsessystemet
• Virksomheden skal adressere de risici, der er vigtige for at virksomheden lykkes
• Topledelsen skal tage ansvar for den strategiske retning og dermed for mål og politikker i ledelsessystemer

Hvis du hører til det fåtal af virksomheder, der allerede har et ledelsessystem, der er procesorienteret, passer med den praksis I har (og ikke altid er bagud med at få opdateret procedurer til virkeligheden), overvåger risici og har en risikobaseret tilgang til jeres processer, audits, mål, inddrager jeres interessenter osv – ja, så kan du stoppe med at læse her. Hvis du tror det kan blive bedre, så forsæt.

Hvordan griber du ændringerne an

Det er fristende at tage den nye standard og holde op imod den gamle og så tage kravene én for én for at se, hvad der er af ændringer. Det kalder vi ”delta-tilgangen” til ændringerne. Og det giver sikkert også mening. Men hvis du sammenligner kravene til f.eks. den interne audit i den nye og den gamle så er kravene ca. de samme. Og så misser du den allervigtigste ændring. Nemlig at ledelsessystemet har ændret formål og omfang og at målene er nye. Kunne man forestille sig, at hvis substansen i systemet ændrer sig, så bør audit også?  

”Delta-tilgangen” til ændringerne indebærer risikoen for at du som virksomhed helt overser ændringen i mind-set. Og dermed muligheden for at få et grundlæggende bedre ledelsessystem. Hånden på hjertet, hvor godt er dit ledelsessystem til at håndtere både virksomhedens muligheder og risici? Hvis du vil vide mere om kravene til styring af risici i de nye standarder, så se med her www.dnvgl.dk/risk-thinking 

Deadline for overgangen er den 15. september 2018. Hvis du først starter rejsen mod det nye i starten af 2018 er sandsynligheden for at du lykkes med at nå at revitalisere dit ledelsessystem og få et tidssvarende ledelsessystem ikke ret stor. Brug hellere tiden i 2016 til at planlægge dine ændringer og opgradere dine kompetencer med et kursus som du finder her www.dnvgl.dk/kurser. 

For at klæde dig bedst muligt på, har vi derfor samlet alt du skal vide om de nye ISO standarder på www.dnvgl.dk/ny-iso-2015. Tag vores self assessments om hvorvidt dit ledelsessystem er tilpasset fremtiden og det nye mind-set, download vores guide eller se vores ISO hacks med mere.

Og er du en af dem, der gerne vil revolutionere dit ledelsessystem, så bør du læse vores White-paper om The Future of Management Systems som du finder på denne hjemmeside www.dnvgl.com/future2025. Vi lancerer i starten af 2016 en hel kursusrække, der understøtter dig i at gentænke fremtidens ledelsessystemer. Vil du være på forkant med disse kurser, så tilmeld dig vores nye kursusnyhedsbrev for at være opdateret. Du tilmelder dig her www.dnvgl.dk/nyhedsbrev. 

Det handler grundlæggende om, at du bruger 2016 til at overveje om din virksomhed skal være først med fremtidens ledelsessystem, eller om du vil slås med de andre om at komme sidst. Grundlæggende handler et godt ledelsessystem jo om, at være konkurrencedygtig på netop dit marked. 

Vi glæder os til 2016 – og til at hjælpe dig med at ruste dig og dit ledelsessystem til fremtiden. 

Glædelig jul og Godt nytår