Har du sparket dit ledelsessystem til hjørne?

Fremtidens ledelsessystemer skal understøtte den øverste ledelse i at nå sine strategiske mål. Brugt rigtigt kan ledelsessystemet for alvor skærpe effektiviteten og kvaliteten i alle dele af organisationen. Så hvorfor er de fleste ledelsessystemer så bureaukratiske, skriftlige og for mange medarbejdere slet ikke en del af den daglige hverdag?

For mange virksomheder er ledelsessystemer alene et middel til at sikre produkter af den rette kvalitet. Systemerne leverer faste procedurer for, hvordan virksomheden garderer sig mod ærgerlige reklamationer - og betragtes ofte som en nødvendig formalitet for at kunne levere produkter til kunder, der kræver, at deres leverandører er certificerede. Derfor er systemet – og nogle gange også kvalitetschefen – sparket til hjørne og ikke en del af den strategiske ledelse af virksomheden. Og hvis motivet alene handler om at have formalia på plads, bliver indsatsen typisk også derefter. Fremtidens ledelsessystemer skal kunne noget andet.

Det nye mind-set

Med de nye ledelsessystemer, der er baseret på High Level Structure, tager vi for alvor afsked med rigide og statiske standarder, som lever et stille alibi-liv i en skuffe på ledelsesgangen. De nye standarders krav om at forankre ledelsessystemet i topledelsens strategiske mål, inddragelse af virksomhedens rammer og vilkår og ikke mindst en aktiv inddragelse af interessenterne giver nye muligheder for at revitalisere ledelsessystemets betydning i virksomheden.

Med de nye standarder er arbejdet ikke gjort med et enkelt trylleslag. De stiller krav om, at ledelsen har helt nyt mind-set og syn på ledelsessystemet.

Eet vigtigt skift er, at hvor mange før sagde ”Hvis ikke det er skrevet ned, så findes det ikke”. I fremtiden skal vi i højere grad kigge på om det virker. Hvis det virker, skal det ikke nødvendigvis være dokumenteret i lange skriftlige procedure. Den korte udgave af denne tanke gang er, at forsøge at sætte sig i brugerens sted. Filosofien er, at det skal være let at gøre det rigtigt, så virksomheden hele tiden kan være agil og på omgangshøjde med de krav, der stilles til den. 

Nye metoder i spil

Men hvad er det så, de nye ledelsessystemer gør? Systemerne beskæftiger sig som hidtil med at skabe effektive processer i hele virksomheden, men de inddrager nye metoder til at sikre en endnu mere målrettet indsats:

Større engagement fra ledelsen
De nye systemer forventer langt større engagement fra ledelsen - både i implementeringsfasen og i den løbende optimering af systemerne. Men eftersom systemerne er koblet direkte sammen med virksomhedens strategi- og målsætningsarbejde, giver det rigtig god mening for ledelsen at bruge systemerne som et stærkt aktiv til at sætte indsatsen på formel.

Nudging - kunsten at skabe gode rutiner
Nudging handler om at omsætte de gode intentioner til handling gennem motivation og tillid. Frem for tunge procedurer (og instrukser, som ingen orker at læse) skal vi i stedet skabe rammer, der motiverer medarbejdere til at gøre det rigtige, herunder også at tænke selv, hvis en procedure ikke giver mening. Arbejdsgangene skal være intuitive, naturligvis uden at sætte dokumentationen over styr. 

Co-creation - engager dine interessenter
Fremtidens ledelsessystem involverer også virksomhedens interessenter som medarbejdere, kunder, forbrugere, aktionærer og det omgivende samfund. De er alle med til at definere indsatsen, og med co-creation som værktøj kan du skabe engagement og værdi i virksomheden - og mere praktisk sikre, at interessenternes input bliver taget alvorligt og inddraget i ledelsessystemet.

Smartere it-systemer
Alt for mange elektroniske ledelsessystemer er i virkeligheden bare digitale papirmapper – så i stedet for mapper, der samler støv på kvalitetschefens kontor, så lever de et stille liv i et SharePoint, et fælles drev eller måske endda i et procedurebaseret ledelsessystem. 

I fremtiden er ledelsessystemet integreret i andre brugerflader og platforme og sandsynligvis mobilt og tilstede i den sammenhæng, hvor det bliver brugt.

Med de nye ledelsessystemer er det i højere grad op til den enkelte virksomhed at vurdere omfanget af dokumentation. Det betyder dog ikke, at virksomheden skal undlade at måle på indsatsen - det betyder blot, at dokumentationen skal følge med indsatsen. Med nye tiltag og forbedringer skal man også medtænke, hvordan det skal måles. Og her er dataautomation et centralt redskab.  

Eksekver: Gør strategien operationel

Fremtidens ledelsessystemer skal ruste virksomheden til at matche omverdenens stigende krav og engagement i dens produkter og måde at drive forretning på. Gør virksomheden ikke det, kommer den ganske enkelt ikke til at overleve på sigt. 

Et ledelsessystem er i fremtiden langt mere et værktøj til at eksekvere en strategi. Hvor mange virksomheder med et kvalitetsledelsessystem kan med hånden på hjertet sige, at deres system understøtter dem i at nå deres mål om vækst? Og et endnu vigtigere spørgsmål: Hvis systemet skal understøtte vækst, er lange skriftlige procedure så en hjælp eller et benspænd?